教育机构招生物料清单：宣传册 / 录取通知 / 报名表

招生季物料别先从“做多少张”聊起，先按阶段拆。预热期要讲清课程和校区，咨询期要方便现场老师留资，确认报名后要把通知、回执和家长会资料交代清楚。印前最容易出错的是版本、二维码、联系方式、学生姓名和分校区分包，这几项先管住，后面补印才不会乱。

一份够用的招生物料清单

教育机构常见物料，可以先分成四组：

老高接教育类物料时，最怕看到“先印一批再说”。招生季改动多，校区也多，先把物料按用途分组，后面才知道哪些能提前印，哪些要等终版。

预热期：先把主物料定稳

预热期的主物料一般是招生简章、宣传册、课程单页和海报。它们承担的任务不同。

招生简章适合放完整信息：机构介绍、课程体系、报名流程、校区地址、联系方式。页数不宜硬堆，家长能快速翻到关键信息更重要。版本稳定、准备集中发放时，可以先看定制画册(大批量)，再参考画册克重怎么选，把封面、内页和是否覆膜定下来。

课程单页适合现场派发或放前台。课程和排期还会调整时，可以先用定制单页/折页 (数码印刷)按课程分版；重点放课程名称、适合对象、上课安排、咨询方式。一个课程一张单页，比把所有课程挤进一张纸更好核对。

海报和展架负责远距离识别。标题要短，二维码要大，活动时间和校区名要醒目。不要把宣传册里的长段文字搬到海报上，现场没人站着读那么久。

咨询期：现场物料要服务老师动作

开放日、试听课、咨询会这类现场，物料不为摆好看，得帮老师少解释、少找表、少漏登记。

建议按动线配：

• 门口：门贴、指引海报，告诉家长入口和签到点。
• 前台：签到表、报名表、资料袋，方便集中发放。
• 咨询桌：桌贴、课程单页、二维码立牌，老师边讲边让家长扫码。
• 背景区：展架、合影板或活动主题海报，用来统一现场画面。

桌贴和二维码立牌看着小，出错率却高。每个二维码都要用手机扫一遍，确认跳转页面、联系人、校区归属都对。不要只看设计稿上的二维码像不像。

留资物料：报名表要给手写留空间

报名表、意向登记表、签到表，最重要的是好写、好录入、好归档。

表格字段别贪多。建议先保留姓名、联系方式、年级或课程、校区、来源渠道、备注这些基础项。需要勾选的内容尽量做成方框，少让老师现场追问。

纸张不用追求厚，但不能太透。现场用笔填写，背面内容太重会影响识别。若报名表要归档，版心别顶到边，左侧留装订或打孔空间。

报名表涉及版本时，文件名要写清课程、校区和日期。比如“报名表-春季班-南山校区-终版”。这类命名笨一点，但现场少出错。

通知物料：录取通知和资料袋要管住可变信息

录取通知书、入学通知、缴费说明、家长会资料包，通常会出现学生姓名、班级、校区、报到时间、资料清单等可变信息。

这里不要直接把 Excel 表扔给印厂就完事。正确做法是：

1. 先确定通知书版式，预留姓名和班级位置。
2. 整理字段表，列名不要重复，不要混用简称。
3. 先出一小批样张，核对姓名长度、换行、标点和空白位置。
4. 再按校区、班级或活动场次分包。

资料袋可以把招生简章、课程单页、报名表、入学须知放在一起。袋面只放机构名、活动名和必要联系方式即可，不要把所有说明都印满。文件夹、资料袋这类物料常会复用，设计时少写强时效文字，能用得更久。

纸张和装订：够用比堆规格更要紧

招生简章和宣传册如果页数少，骑马钉通常够用；页数多或要显得更正式，再考虑胶装。具体装订方式可以先看画册装订方式对比，再按页数、使用周期和预算取舍。

课程单页、报名表、签到表，重点是易写、易分发。海报和展架重点是远看清楚。录取通知书可以选更有挺度的纸，搭配信封或资料袋，但不必每一项都上复杂工艺。

印厂最怕“每个校区都差一点点，但文件名都差不多”。如果有多校区版本，建议做一张版本总表：校区、物料、数量、二维码、电话、收件信息、是否终版。出片前按表核对。

分校区分包和补印计划

中国大陆地区多校区发货时，建议先按校区分包，再按活动日期排序。每个外箱或资料袋外面贴清楚：校区名、活动场次、物料清单、联系人。现场老师拿到后，不用一包包拆开找。

补印计划也要提前想好。招生简章这类常用物料，可以留稳定版本；课程单页、海报、签到表常跟活动走，适合按批次补。不要把所有物料都一次做满，尤其是课程时间、报名入口还没完全定的时候。

正式开印前，至少做一次打样核对。重点看纸张手感、文字大小、二维码、姓名字段和装袋顺序。打样不是为了挑毛病，是为了让大货少返工。

印前核对表

把下面这张表给设计、市场、采购和校区负责人一起过一遍：

这张表看着普通，但能挡住很多低级错误。招生季现场已经够忙，别让老师把时间花在找物料、改二维码、重新分袋上。

给采购同事的一句话

教育机构招生物料，不是把宣传册、报名表、海报各印一批就结束。它更像一套现场工作包：谁负责讲、谁负责登记、谁负责通知、谁负责装袋，都要在印前想清楚。物料越多，越要先管版本和分包。